Зал для проведения конференций: основные требования к бизнес-площадке

12 сентября 2016

Активный деловой сезон всегда характерен большим количеством проводимых мероприятий. В Тюмени можно посетить образовательные и деловые форумы, профессиональные конференции и семинары, отраслевые выставки и показы мод, светские мероприятия.

Когда начинать готовиться к мероприятию и как выбрать подходящий зал для предстоящей конференции? Давайте определим основные требования к бизнес-площадке, которая будет полностью соответствовать потребностям организаторов.

  1. Площадь и количество посадочных мест. Для начала определитесь с масштабами мероприятия – сколько человек собирается его посетить, какому количеству направлены приглашения или сколько участников оплатили свое участие? Выбирайте зал с соответствующей площадью и количеством посадочных мест. От этого параметра будет зависеть комфорт не только присутствующих, но и выступающих людей. Если зал окажется маленьким, то присутствующим может быть тесно и душно. Большой зал может не окупить себя в финансовом плане, если придет мало человек, что приведет к потере прибыли от проведенного мероприятия.
  2. Техническое оснащение. В современном конференц-зале должны быть созданы комфортные условия для выступления спикеров и восприятия информации участниками. Проверьте следующие условия: 

    -уровень искусственного освещения и наличие окон,

    -качество работы кондиционера и системы вентиляции – от этого зависит  комфорт участников в жаркие летние дни и зимние месяцы,

    -мониторы, экраны, аудио- и видеоаппаратура, усилители звука и микрофоны  позволяют сделать доклад выступающего увлекательнее, а интерес к  выступлению у аудитории значительно выше.

  3. Месторасположение конференц-зала. Выбирая место для проведения мероприятия, обратите внимание на то, насколько легко можно до него добраться на личном и общественном транспорте. Достаточное ли количество парковочных мест. В каком здании расположен конференц-зал. Более подходящим вариантом для проведения деловых мероприятий является конференц-зал в современном бизнес-центре или гостинице. Однако аренда зала во втором варианте расположения может быть значительно дороже. Поэтому если основное количество участников живет в Тюмени, выбирайте конференц-зал, расположенный именно в бизнес-центре. Посмотрите на входную группу, внутренние интерьеры здания и мебель, наличие лифтов и чистоту туалетных комнат.
  4. Дополнительный сервис. В процессе проведения мероприятия вам могут понадобиться кофейные перерывы, деловые обеды для участников, комнаты для переговоров представителей компании с потенциальными клиентами  или работы в группах. Поэтому дополнительным преимуществом места проведения мероприятия будет возможность оказания полного комплекса услуг – наличие на территории бизнес-центра кафе или ресторана, холлы для проведения кофе-брейков, залы для переговоров, расположенные в непосредственной близости к вашему конференц-залу. При обсуждении условий проведения конференции заранее обсудите возможность предоставления питьевой воды для участников мероприятия.

Может понадобиться тематическое декоративное оформление зала, встреча и регистрация участников вашего мероприятия, письменные принадлежности. Все это также относится к дополнительному сервису и может быть организовано представителями бизнес-центра, в котором вы арендуете конференц-зал. Обязательно при бронировании зала уточните, какие услуги включены в стоимость, а что является дополнительным сервисом и оплачивается отдельно от аренды зала.

Начинайте подбирать подходящий зал за несколько месяцев до начала мероприятия. Так будет больше шансов забронировать конференц-зал, отвечающий всем условиям.  Для начала посмотрите фотографии на сайте, запросите условия у менеджеров, а затем обязательно приезжайте смотреть помещение лично.

В Тюмени довольно большой выбор конференц-залов и бизнес-площадок. Однако следует помнить, что если место проведения мероприятия будет выбрано неправильно, то конференция может пройти совсем не так, как вы запланировали, или вовсе сорваться. От выбора конференц-зала зависит не только обеспечение технических требований, но и престиж вашего мероприятия.

Напомним, что в бизнес-центрах компании «Нобель Групп» вы можете выбрать подходящий по площади и вместимости конференц-зал. Посмотрите подробную информацию об условиях проведения мероприятий в «Нобеле» и «Нобель-Парке».