Open Space: кому и когда это нужно

28 июня 2016

В одной из статей журнала «Генеральный директор», современный офис в формате open space или открытого пространства называется ведущими экспертами и руководителями-практиками в числе одной из наиболее востребованных управленческих методик по повышению эффективности как отдельных процессов предприятия, так и деятельности компании в целом.

 

Суть метода и цель его применения. Офис open space — это открытое пространство без разделительных стен. Рабочие места (или группы рабочих мест) отгораживаются друг от друга невысокими перегородками (в том числе сдвижными), низкими шкафами или цветами. Сидя за рабочим столом, человек отгорожен от остальных, но когда он встает в полный рост, то может охватить взглядом все помещение. К достоинствам такой организации офисного пространства относятся экономия места, простота коммуникации с коллегами, внешняя презентабельность (клиенты и партнеры могут видеть весь офис). Самый большой недостаток — высокий уровень шума.

 

Кому и когда это нужно. Размещение сотрудников должно соответствовать принятому стилю управления на предприятии. Помещения open space подходит компаниям, в которых принят демократичный стиль управления, и сотрудники интенсивно общаются друг с другом. Пространственная изоляция затрудняет коммуникацию. Обычно люди больше общаются с теми, кто сидит рядом, и меньше — с теми, кто работает в соседних комнатах. Демократичный стиль также подразумевает, что руководитель сидит не в отдельном кабинете, а вместе с подчиненными. Он делает это не для того, чтобы за ними следить, а наоборот, чтобы наблюдали за ним. Отдельный офис может иметь только высшее руководство. Как правило, это кабинеты на другом этаже. Офис open space подходит также для подразделений, напрямую работающих с клиентами (фронт-офисы) - например, для операционной службы банка или компании-оператора сотовой связи. Такая организация пространства позволяет выделить достаточно места для посетителей (обычно в центре зала), разместив там столы, кресла и стенды с полезной информацией.

 

Порядок внедрения офиса типа open space в работу компании. В рабочую группу по организации планировки open space  следует включить руководителей всех подразделений (для коллегиального принятия решений) и офис-менеджера (для фиксации договоренностей). К процессу проектирования рабочих мест обязательно подключите специалистов IT- и технической служб. Они оценят реальные возможности организации рабочих мест (исходя из необходимости подключения оргтехники и телефонов). На этапе проектирования следует учесть перспективы расширения штата. Это не означает, что нужно поставить несколько лишних столов. Лучше сделать проходы чуть шире, чем требуется, это позволит в будущем сдвинуть столы и освободить пространство для нового сотрудника. Важный момент, который стоит учесть, принимая решение об организации помещения, — закупка новой мебели для open space. Заложите эти расходы в бюджет проекта. Переезжать в новое помещение с мебелью из офиса старого типа не стоит. Когда Вы ведете клиента или партнера в переговорную по коридору, он не видит, что творится за закрытыми дверями кабинетов. Офис типа open space — это открытое пространство, и Ваш посетитель сможет увидеть не только достоинства интерьера, но и его недостатки.

 

Организация рабочих мест в открытом пространстве обладает рядом несомненных преимуществ, в том числе: пространство, организованное по принципу open space, облегчает коммуникацию внутри компании, способствует повышению качества и оперативности работы. В открытом пространстве сотрудники, в том числе из разных отделов, быстрее знакомятся друг с другом и с жизнью компании. Мобильные офисные системы (столы, перегородки, модульные шкафы, персональные ячейки) позволяют сочетать работу, требующую сосредоточенности и уединения, с совместной работой, для которой важна кооперация и обмен информацией. Менеджмент, не отделенный непроницаемыми стенами личных кабинетов, становится ближе к своим подчиненным. Работа в открытом пространстве позволяет легко достичь соблюдения стандартов корпоративной культуры. Как следствие, руководство и менеджмент могут формировать единый стиль внутрикорпоративного поведения и повысить управляемость имиджем компании на рынке. Отсутствие дверей и коридоров экономит площадь офиса. Это выигрышно и в финансовом, и в тактическом плане. Можно разместить большее количество персонала, а также оптимально распределить подразделения с учетом их функциональных особенностей.

 

По материалам: www.gd.ru/articles/3188-red-ofis-open-space