Служебное совещание: правила эффективного проведения

23 января

Служебные совещания в корпоративном мире давно стали одной из главных тем анекдотов про офисную жизнь. При ненадлежащем проведении они становятся напрасной тратой времени. Однако мы хотим оспорить мнение некоторых, что совещания – это «неизбежное зло». Ценность продуктивных совещаний велика, они экономят время, мобилизуют команду и позволяют правильно настроить всех участников рабочего процесса на достижение единой цели.

Предлагаем несколько правил для тех, кому по долгу службы приходится планировать совещания и вести их. 

1. Тщательно продумайте, кого пригласить на совещание. Хорошее планирование – лучший способ сделать так, чтобы совещание прошло успешно, и важным шагом является составление перечня приглашенных. Помните, что наиболее продуктивные совещания, как правило, те, на которых присутствует минимальное количество людей. Постарайтесь ограничить число участников теми, кому действительно нужно там находиться. Это должны быть сотрудники, ответственные за принятие решений, те, кого они непосредственно затронут, и те, кто специализируется на конкретных направлениях деятельности.

2. Предоставьте участникам всю необходимую информацию заблаговременно. Уведомите всех участников о времени и месте проведения совещания и направьте им повестку дня с указанием временных рамок по каждому вопросу. Должным образом составленная повестка дня позволит всем участникам получить четкое представление о цели совещания и его продолжительности. Естественно, установленных временных рамок следует придерживаться, если вы хотите, чтобы к ним относились надлежащим образом. Помимо этого, участника необходимо предоставить следующую информацию:

  • пояснение, как добраться до места проведения совещания, если им не доводилось бывать там ранее;
  • сведения о том, кто еще будет присутствовать на совещании (особенно если вы пригласили людей, не являющихся сотрудниками вашей компании, - консультантов и фрилансеров);
  • основную информацию или документы, имеющие отношение к совещанию;
  • вашу контактную информацию. 

3. Найдите и подготовьте место проведения совещания. В некоторых компаниях действует система бронирования комнат для совещаний, так что наметьте дату его проведения с таким расчетом, чтобы успеть получить в свое распоряжение на нужное время помещение соответствующих размеров. То же самое касается и бронирования конференц-залов в случае выездного совещания. Делайте это заранее, не надейтесь на то, что подходящий конференц-зал будет свободен тогда, когда вам будет нужно. Обратите внимание на требования к помещению для комфортной работы всех участников совещания:

  • в помещении должно быть чисто и проветрено;
  • в нем должно находиться достаточное количество столов и стульев;
  • на флип-чарте, если вы собираетесь им пользоваться, есть бумага и маркеры;
  • должно иметься достаточное количество электрических розеток, если участники будут пользоваться ноутбуками и электронными гаджетами;
  • в помещении должно быть хорошее освещение, отопление и вентиляция, подходящие для данного времени года;
  • вся имеющаяся в помещении аппаратура готова к работе и функционирует надлежащим образом. 

4. Подумайте о требованиях в отношении питания, если это необходимо. Если вы предполагаете, что совещание продлится дольше двух часов или состоится в обеденный перерыв, не забудьте поинтересоваться у каждого участника, если у него какие-либо особые требования в отношении питания. Если вы проводите совещание на территории собственной компании, то заблаговременно договоритесь со столовой, чтобы спустя какое-то время после начала совещания вам принесли чай, кофе, снеки и легкие закуски. Если совещание запланировано на выезде, то лучше всего заказать комплексный кофе-брейк. Это обеспечит комфорт участниками совещания, а вам позволит полностью сконцентрироваться на более важных делах. Исследования показывают, что лучшее время для проведения совещания – перед обеденным перерывом или ближе к концу рабочего дня: это заставляет участников сосредоточиться на повестке дня и не позволяет совещанию слишком затянуться. 

5. В день совещания прибудьте на место заблаговременно, чтобы еще раз убедиться в том, что все готово. Когда все участники соберутся, задайте темп и тон совещания, придерживаясь следующих шагов:

  • начните вовремя;
  • поприветствуйте собравшихся и первым делом поясните организационные моменты, как то, где находятся туалеты (особенно полезно тем, кто не бывал в здании или конференц-зале ранее) и когда можно будет перекусить;
  • попросите присутствующих отключить мобильные телефоны, чтобы звонки не нарушали хода обсуждения;
  • напомните причину, по которой вы собрались, какие результаты вы рассчитываете получить, график работы и время окончания совещания;
  • вкратце опишите каждый пункт повестки дня, поясняя его цели. 

6. Постарайтесь ведение протокола поручить кому-то другому, а сами модерируйте совещание. Предоставляя каждому из присутствующих возможность высказаться по каждому вопросу, обозначенному в повестке дня, старайтесь контролировать его выступление, чтобы не выйти за установленные временные рамки. После рассмотрения каждого вопроса резюмируйте его и при необходимости четче сформулируйте все согласованные действия по нему для протокола. Вежливо, но твердо предлагайте перейти к следующему пункту, если вопрос исчерпан.

7. Не позволяйте кому-то одному доминировать при обсуждении. Часто вниманием присутствующих завладевают один или двое говорливых участников, поэтому вы как председательствующий должны следить за тем, чтобы дать слово всем желающим. Иногда присутствующие параллельно затевают «свое» совещание. Оно может иметь форму перешептывания друг с другом, передачи записок или даже полновесного отдельного обсуждения. Подобные проявления нужно пресекать: обратитесь непосредственно к участникам такой «дискуссии» и вежливо поинтересуйтесь у них, хотят ли они что-то добавить к уже сказанному. Например, вы можете сказать: «Вероятно, вам не дает покоя какая-то проблема. Хотели бы вы поведать нам о ней, прежде чем мы двинемся дальше? Сегодня нам многое нужно рассмотреть».    

8. Завершая совещание, поблагодарите всех присутствующих за внимание и вклад в общее дело. По возможности также сообщите участникам, когда состоится следующее совещание (если  нем есть необходимость), чтобы вопросы, которые обсуждались, не вылетели у них из головы через пять минут.

9. Убедитесь, что всем понятно, какие действия необходимо выполнить. Попросите человека, ведущего протокол, быстрее закончить с его окончательной формулировкой, чтобы его можно было предоставить всем присутствующим. Помните, что большинство участников лишь бегло просмотрят протокол или заглянут в него для того, чтобы уточнить какие-то данные. Это значит, что протокол должен быть предельно четким и лаконичным. В нем должны быть указаны основные моменты:

  • согласованные действия;
  • сотрудники, ответственные за их выполнение;
  • сроки;
  • дата следующего совещания, если оно планируется.

Таким образом, проведенное совещание не является пустой тратой времени, если оно организовано эффективно и дает ответы на следующие вопросы: сколько человек задействовано в решении вопроса, сколько рабочих часов им необходимо для выполнения заданий, сколько необходимо денег и других ресурсов для этого и т.д. Эффективно проведенное совещание, когда все цели достигнуты в нужное время, приносит компании ощутимые результаты.

Бизнес-центры "Нобель" и "Нобель парк" располагают конференц-залами различной вместимости и формата для того, чтобы вы с комфортом провели выездное совещание на нашей площадке. Забронируйте подходящий зал на этой странице

На любой вопрос об организации деловых мероприятий в Тюмени вы можете получить ответ у менеджеров компании "Нобель групп" по телефону: +7 (3452) 566-366