Переезд в новый офис. Адаптация сотрудников

8 августа 2016

Ваша компания наконец-то переехала в новый офис в современный бизнес-центр. Вы так долго выбирали этот вариант, тщательно анализировали соотношение цены и качества, месторасположения и инфраструктуры, представляли себе, как в новом офисе будут подписываться большие контракты, увеличится поток клиентов, и бизнес начнет расти. Вы с удовольствием представляли себе, как будут довольны сотрудники. В конечном счете, это делается именно для них – для улучшения условий труда персонала. И вдруг вы ощущаете сопротивление. Почему? Давайте вместе разбираться с этим вопросом.

Каждый из нас большую часть жизни проводит на работе, наша профессиональная деятельность формирует наш круг общения и привычки, наш мозг часто думает о рабочих вопросах даже в нерабочее время. Но при этом у каждого из нас есть и своя личная жизнь. И на удивление, эта сторона нашей жизни очень быстро обрастает "нюансами" в виде приобретенной недвижимости в районе расположения офиса, близлежащего детского сада или школы для ребенка, да и привычкой ко многим другим благам цивилизации, выбранным за удобство расположения. И чем дольше человек работает на одном месте – тем больше у него "якорей", которые привязывают его к этому району.

И вот, в один прекрасный день, крепко обосновавшемуся работнику объявляют, что теперь его место труда будет располагаться чуть дальше и левее (или правее). И транспортная развязка там не такая удобно-привычная, да и район – необжито-малознакомый.

Какие первые эмоции посещают в этот момент человека?

Неожиданно! Возмутительно! Почему он должен ломать с таким трудом созданную за длительное время систему своей жизни?

Вошли в положение своих сотрудников? А теперь давайте попробуем найти наиболее безболезненное для всех решение проблемы адаптации персонала: как переехать в новый офис и не растерять большинство своих проверенных временем сотрудников.

Что противопоставить суете и хаосу переезда, как ускорить адаптацию персонала на новом месте? Итак, 

  • Если вы переезжаете, потому что старый офис стал мал, то это повод для гордости. Раз вы переезжаете в более престижный офис – следовательно, ваша фирма расширяется. А это стабильность, перспективы карьерного роста для персонала и многие другие приятные моменты, связанные с удовлетворением потребности быть профессионалом с большой буквы. Для скорейшей адаптации персонала ваша задача – правильно донести до сотрудников выгоды такого положения дел. Пусть гордятся, а не возмущаются переменам. Тогда вместо паники, которую обещает переезд, вы получите приобщение сотрудников к корпоративным ценностям. И им приятно – и вам полезно.
  • Если вы переезжаете в офис, расположенный в более престижном месте, то доходы сотрудников увеличатся.
    Для быстрейшей адаптации вашего персонала, возмущенным переездом сотрудникам нужно вовремя объяснить, что изменение расположения вашей фирмы на более удобное и престижное место повлечет за собой рост количества клиентов. А как следствие этого, – рост прибыли (как вашей, так и их). В этом случае незначительное увеличение дорожных расходов покажется этим сотрудникам мелкой неприятностью. Однако вышесказанное будет истинным только в том случае, если доходы сотрудников действительно зависят от общих прибылей предприятия. В иной ситуации… Не зря многие компании, беря в учет плохую адаптацию сотрудников к новому месту, при планировании переезда в другой офис предполагают замену персонала в пределах 20-30%.
  • Вся суматоха и лишние заботы, связанные с переездом, трудности адаптации персонала на новом месте, окупятся более рационально организованным рабочим пространством.
    Если уж нашли в аренду подходящий офис и затеяли переезд, то, скорее всего, на новом месте ответственные за размещение сотрудников лица получат указание организовать рабочее пространство персонала как можно лучше и комфортабельнее, чтобы ускорить адаптацию сотрудников к изменившимся условиям труда. Чаще всего новый офис рассчитан на то, что компания будет развиваться в ближайшем будущем, а, следовательно, офис будет подбираться чуть "на вырост". И, если в прежнем помещении столы работников стояли впритык друг к другу, то в новом офисе будет возможность организовать свое рабочее место с большим размахом и обособленностью, что конечно же ускорит адаптацию сотрудников на новом месте.

Что же предпринять, чтобы переезд в новый офис для большинства сотрудников стал менее болезненным?

  • Заранее предупредить о возможном переезде. Как только найден подходящий офис и подписан договор об аренде или покупке нового офиса, начинайте готовить команду к приятным переменам. Лучше, когда персонал будет находиться в ожидании переезда, чем, испытав шок от внезапного сообщения о нем, начнет спешно увольняться. Чем раньше вы предупредите работников о переменах и месте нахождения нового офиса, тем больше времени будет у персонала, чтобы привыкнуть к мысли об ожидающих его изменениях и это уже послужит началом адаптации персонала к этим изменениям. При этом некоторые компании подготавливают цветной план района, в котором находится новый офис с указанием всех близлежащих магазинов, парков и кафе. Такой подход помогает сотрудникам заранее «обжиться» на предполагаемом месте размещения компании. Этот план может сделать и администрация бизнес-центра, куда ваша компания планирует переезжать. Попросите их помочь вам в этом.
  • Провести опрос сотрудников об улучшении организации их рабочих мест и учесть эти пожелания при размещении персонала еще один способ ускорить адаптацию персонала к новому офису. Предвкушение более удобного рабочего места может даже вызвать нетерпение перед переездом. В этом случае работники не будут саботировать все мероприятия, связанные с неудобствами перемещения офиса. Они будут активно к нему готовиться. Вы даже удивитесь количеству рационализаторских предложений, высказанных сотрудниками с целью ускорить процесс переезда. Хотя надеяться на то, что более удобные места станут мощным орудием мотивации персонала, тоже не стоит. Согласно теории исследователя мотивации Фредерика Герцберга, гигиенические условия (к которым относится удобство рабочих мест) сами по себе не могут стать источником мотивации персонала. Но, если они не оптимальны, то, скорей всего, вызовут снижение мотивации и недовольство.
  • Заранее ознакомить сотрудников с их предполагаемым размещением внутри офиса. Можно даже вывесить план и назначить специального человека, который будет объяснять все предполагаемые перемещения внутри отделов и соберет все пожелания сотрудников. Очень часто переезд в новый офис совмещают с иной организацией команд в новом помещении. Скорей всего, такая перестановка уже назрела, но ее невозможно было осуществить в старом помещении.
  • Выполнить все ваши обещания (и сразу), которые вы давали персоналу перед переездом. Это наиболее мощный инструмент для ускорения адаптации персонала к новому помещению.
     

Первое время после переезда люди психологически уязвимы. И, как при любых изменениях, с новым офисом у них могут быть связаны разные ожидания, не обязательно рациональные: переезжаем в новый офис, значит, мне должны дать отдельный кабинет или увеличить зарплату, или повысить в должности, или организовать бесплатные обеды для персонала и т. п. Поэтому лучше всего заранее озвучить все положительные изменения, которые произойдут в новом офисе. И если уж что-то обещали, то лучше всего выполнить обещание сразу же после переезда, пока люди находятся в нестабильном эмоциональном состоянии и будут придавать любым знакам внимания (или невнимания) большее, чем всегда, значение. А, следовательно, мотивирующий фактор будет выше.
 

Обязательно отпразднуйте переезд в новый офис всей командой. Пусть он ассоциируется с позитивными эмоциями! Новый офис – это новая жизнь! Новый всплеск эмоций! А, значит, и творчества. Таким образом, верно выбранный в аренду новый офис и правильно организованный переезд способен поднять творческую составляющую вашего бизнеса на новый уровень.